MS 파워 오토메이트(Power Automate)는 마이크로소프트의 파워 플랫폼(Power Platform)의 핵심 구성 요소 중 하나로, 반복적이고 수동적인 작업을 자동화하여 생산성을 높이는 데 사용되는 서비스입니다. 이 가이드는 파워 오토메이트의 기본적인 개념부터 흐름(Flow) 생성 방법, 그리고 효과적인 활용을 위한 모범 사례까지 종합적으로 다룹니다. 클라우드 기반의 자동화는 물론, 데스크톱 작업을 위한 RPA(로봇 프로세스 자동화) 기능까지 제공하여 개인 및 기업 환경에서 다양한 업무 프로세스를 간소화할 수 있도록 돕습니다.

파워 오토메이트는 클라우드 기반의 서비스로, 다양한 앱과 서비스 간의 워크플로우를 자동화하는 데 사용됩니다. RPA(Robotic Process Automation) 기능을 포함하여 데스크톱 작업 자동화도 가능하게 합니다.

• 주요 특징
  • 클라우드 기반: 웹 브라우저를 통해 어디서든 접근하고 흐름을 관리할 수 있습니다.
  • 다양한 연결성: 수백 가지의 커넥터(Connector)를 통해 Office 365, Dynamics 365, SharePoint, Twitter, Dropbox 등 다양한 서비스와 통합됩니다.
  • 코드 없는(Low-code/No-code) 자동화: 복잡한 코딩 지식 없이도 직관적인 인터페이스를 통해 자동화 흐름을 구축할 수 있습니다.
  • RPA 기능: 'Power Automate Desktop'을 통해 데스크톱 애플리케이션 및 웹 브라우저의 UI(사용자 인터페이스) 작업을 자동화할 수 있습니다.

파워 오토메이트는 크게 세 가지 유형의 흐름을 통해 다양한 자동화 요구 사항을 충족시킵니다.

클라우드 흐름은 클라우드 기반 서비스 간의 자동화를 처리하며, 특정 이벤트가 발생할 때 자동으로 실행되거나, 수동으로 실행되거나, 정해진 일정에 따라 실행될 수 있습니다.

• 클라우드 흐름 유형
  • 자동화된 클라우드 흐름 (Automated cloud flow): 특정 이벤트(예: 새 파일 생성, 이메일 수신)가 발생할 때 자동으로 트리거됩니다.
  • 즉시 클라우드 흐름 (Instant cloud flow): 버튼 클릭과 같이 수동으로 시작되는 흐름입니다. 모바일 앱에서 자주 사용됩니다.
  • 예약된 클라우드 흐름 (Scheduled cloud flow): 특정 일정(예: 매일 오전 9시, 매주 월요일)에 반복적으로 실행되도록 설정됩니다.

데스크톱 흐름은 로컬 컴퓨터에서 실행되는 애플리케이션 및 웹 브라우저의 작업을 자동화하는 데 사용됩니다. 이는 RPA 기능을 통해 사람의 개입 없이 반복적인 UI 작업을 수행할 수 있게 합니다. 'Power Automate Desktop' 애플리케이션을 통해 생성하고 관리합니다.

• 주요 용도
  • 레거시 시스템 자동화
  • 웹 기반 애플리케이션의 데이터 추출 및 입력
  • 파일 및 폴더 관리
  • 키보드 및 마우스 동작 시뮬레이션

비즈니스 프로세스 흐름은 사용자가 특정 비즈니스 프로세스를 단계별로 안내하도록 돕는 흐름입니다. 주로 Microsoft Dataverse(이전의 Common Data Service)를 기반으로 하며, 판매 기회 관리나 서비스 요청 처리와 같은 복잡한 프로세스에 적용됩니다.

• 특징
  • 단계별 가이드 제공
  • 데이터 일관성 유지
  • 진행 상황 시각화

파워 오토메이트를 시작하는 것은 매우 간단합니다. 웹 포털에 접속하여 새로운 흐름을 생성하는 것부터 시작합니다.

• 접근 방법
  • 웹 브라우저에서 flow.microsoft.com에 접속합니다.
  • Microsoft 계정으로 로그인합니다.

간단한 클라우드 흐름을 만드는 과정을 예시로 들어 설명합니다.

1. 1단계: 흐름 유형 선택
   • Power Automate 포털 좌측 메뉴에서 + 만들기를 클릭합니다.
   • 원하는 흐름 유형(예: 자동화된 클라우드 흐름)을 선택합니다.
   • 흐름 이름을 지정합니다.

1. 2단계: 트리거 설정
   • 흐름이 시작될 조건을 정의합니다.
   • 예를 들어, SharePoint 목록에 새 항목이 생성될 때 흐름을 시작하려면, 트리거 검색창에 SharePoint를 입력하고 항목이 생성될 때를 선택합니다.
   • 해당 SharePoint 사이트 주소와 목록 이름을 지정합니다.

1. 3단계: 작업(Action) 추가
   • 트리거 아래에 + 새 단계를 클릭하여 수행할 작업을 추가합니다.
   • 예를 들어, 새 항목이 생성되면 이메일을 보내고 싶다면, 작업 선택 검색창에 메일을 입력하고 메일 보내기(V2) 또는 Outlook 관련 커넥터를 선택합니다.
   • 받는 사람, 제목, 본문 등을 설정합니다. 본문에는 동적 콘텐츠(Dynamic content)를 사용하여 SharePoint 항목의 제목이나 작성자 등 정보를 포함할 수 있습니다.

1. 4단계: 흐름 저장 및 테스트
   • 오른쪽 상단의 저장 버튼을 클릭하여 흐름을 저장합니다.
   • 테스트 버튼을 클릭하여 흐름이 예상대로 작동하는지 확인합니다.

다음은 SharePoint 목록에 새 항목이 생성될 때 이메일을 보내는 흐름의 개념적인 구조입니다.

SharePoint - 항목이 생성될 때 (트리거)
  |

  +--- Outlook - 메일 보내기 (V2) (작업)
         |

         +--- 받는 사람: ''이메일 주소''
         +--- 제목: ''새 SharePoint 항목:'' ''[항목 제목]''
         +--- 본문: ''[항목 작성자]''님이 ''[항목 제목]''이라는 새 항목을 생성했습니다.

효율적이고 유지보수하기 쉬운 흐름을 만들기 위해서는 몇 가지 모범 사례를 따르는 것이 중요합니다.

• 명확한 목적 설정: 흐름을 만들기 전에 무엇을 자동화할 것인지, 어떤 결과를 기대하는지 명확히 정의합니다.
• 모듈화 및 재사용성: 복잡한 흐름은 여러 개의 작은 흐름으로 나누고, 재사용 가능한 구성 요소를 만듭니다.
• 조건 및 루프 활용: 조건 (If/Else) 및 각각에 적용 (Apply to each)과 같은 제어 흐름을 사용하여 복잡한 로직을 구현합니다.
• 주석 사용: 각 단계에 주석을 추가하여 흐름의 목적과 작동 방식을 설명합니다. 이는 유지보수에 큰 도움이 됩니다.

자동화된 흐름은 예상치 못한 오류에 대비해야 합니다.

• '다음의 경우 실행 구성' (Run After Configuration): 각 작업에 대해 이전 작업이 실패했을 때도 특정 작업을 실행하도록 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 메일 전송 실패 시 관리자에게 알림을 보내는 작업.
• '범위' (Scope) 작업: 여러 작업을 하나의 논리적 그룹으로 묶고, 해당 그룹에 대한 오류 처리를 적용할 수 있습니다.
• 모니터링: Power Automate 포털의 내 흐름 > 활동 탭에서 흐름의 실행 기록, 성공/실패 여부, 오류 메시지 등을 확인할 수 있습니다.
• 알림 설정: 흐름 실패 시 이메일이나 Teams 메시지로 알림을 받도록 설정할 수 있습니다.

• 불필요한 작업 제거: 흐름에 불필요한 단계나 반복이 없는지 확인합니다.
• 필터 쿼리 사용: SharePoint나 Dataverse에서 데이터를 가져올 때, 필요한 데이터만 가져오도록 OData 필터 쿼리(예: $filter=Status eq 'Active')를 사용합니다.
• 병렬 처리: 독립적인 작업들을 병렬로 실행하여 시간을 단축할 수 있습니다.

파워 오토메이트는 다른 마이크로소프트 서비스 및 고급 기능과 통합되어 더욱 강력한 자동화 시나리오를 가능하게 합니다.

• AI 빌더 (AI Builder): 인공지능 모델을 사용하여 양식 처리, 텍스트 인식, 개체 감지 등 고급 자동화를 구현할 수 있습니다. 예를 들어, 스캔된 영수증에서 항목과 금액을 자동으로 추출하여 비용 보고서를 생성하는 흐름을 만들 수 있습니다.
• 데이터버스 (Dataverse): 마이크로소프트 파워 플랫폼의 데이터 저장소입니다. 파워 오토메이트는 데이터버스 내의 데이터를 생성, 읽기, 업데이트, 삭제(CRUD)하는 작업을 수행하여 비즈니스 애플리케이션과 원활하게 통합됩니다.
• 파워 앱스 (Power Apps): 사용자 지정 앱을 만들고, 이 앱에서 파워 오토메이트 흐름을 호출하여 비즈니스 로직을 실행할 수 있습니다.
• 파워 BI (Power BI): 파워 오토메이트를 통해 데이터를 수집하고 변환한 후 파워 BI 대시보드에 시각화하여 비즈니스 인사이트를 얻을 수 있습니다. 또한, 파워 BI 보고서에서 특정 데이터 포인트 클릭 시 파워 오토메이트 흐름을 실행하도록 설정할 수도 있습니다.
• 사용자 지정 커넥터: 표준 커넥터가 제공되지 않는 서비스의 경우, 직접 사용자 지정 커넥터를 만들어 파워 오토메이트에 통합할 수 있습니다.

MS 파워 오토메이트는 클라우드 및 데스크톱 환경에서 반복적이고 수동적인 작업을 자동화하여 개인과 조직의 생산성을 혁신적으로 향상시키는 강력한 도구입니다. 이 가이드를 통해 파워 오토메이트의 기본 개념, 주요 구성 요소, 흐름 생성 방법 및 모범 사례를 이해하셨기를 바랍니다.

파워 오토메이트는 간단한 이메일 알림부터 복잡한 비즈니스 프로세스 자동화에 이르기까지 무한한 가능성을 제공합니다. 이 가이드를 시작으로 다양한 커넥터와 기능을 탐색하고, 여러분의 업무 환경에 맞는 자동화 솔루션을 구축해 보시길 권장합니다. 지속적인 학습과 실험을 통해 파워 오토메이트의 진정한 잠재력을 발휘할 수 있을 것입니다.